Marcado por la incertidumbre económica y la presión sobre los márgenes, el control de costes se ha convertido en una prioridad estratégica. Sin embargo, existe una fuga invisible de tesorería que, con frecuencia, pasa desapercibida incluso para los directores financieros más meticulosos, debido a la complejidad de los contratos con proveedores, especialmente cuando se gestionan un alto volumen de pedidos.
En muchos casos, lo que se factura no corresponde exactamente con lo que se acordó contractualmente. Estas discrepancias no pueden ser detectadas al 100% por las plataformas tradicionales de verificación de facturas, ya que se limitan a comparar lo que se solicita con lo que se factura. Sin embargo, el enfoque de cada una de las fases del Cash Recovery contribuyen a verificar si lo solicitado corresponde realmente a lo que se estableció en los contratos.
Dado que los contratos suelen negociarse y gestionarse de forma centralizada, los equipos operativos descentralizados a menudo no tienen pleno conocimiento de las condiciones acordadas a nivel global. Como consecuencia, los errores pueden provenir tanto de los proveedores, como de los propios empleados.
Muchas organizaciones creen estar protegidas por sus sistemas ERP o herramientas de Procure-to-Pay. No obstante, las auditorías realizadas por 7Experts en el último año revelan una realidad bien distinta: las empresas sufren un sobrecargo promedio del 1,1% sobre su volumen total de compras. Como referencia, para una compañía que factura 10 millones de euros en compras, esto se traduce en una pérdida silenciosa de 100.000 € anuales.
Un proyecto de Cash Recovery no es simplemente una revisión de facturas; es una iniciativa estratégica para generar liquidez inmediata sin deuda, mejorar el EBITDA y optimizar procesos.
A continuación, desglosamos detalladamente las Fases de un proyecto de Cash Recovery:
Fases del Cash Recovery: 1. Preparación y extracción de datos
Todo proyecto de Cash Recovery exitoso comienza con una planificación estratégica y la recopilación de información. Esta fase es crucial porque la calidad de los datos determinará la precisión de los resultados.
Selección estratégica y seguridad
En esta etapa inicial, no se trata de analizarlo todo «a ciegas». Se realiza una selección estratégica de las categorías de compras y proveedores con mayor potencial de recuperación. Sectores como el retail, la industria manufacturera o las telecomunicaciones suelen presentar mayores volúmenes de incidencias debido a la complejidad de sus contratos y tarifas.
Mínima disrupción operativa
Uno de los grandes temores de los departamentos financieros al iniciar una auditoría de pagos es la carga de trabajo que esto pueda suponer para sus equipos. Sin embargo, en metodologías avanzadas como la que aplicamos en 7Experts, esta fase se diseña para requerir una intervención mínima. El proceso implica la extracción segura de los registros contables y facturas, generalmente de forma automatizada. El objetivo es que el cliente dedique menos de 30 minutos a la semana al seguimiento del proyecto, permitiendo que la operativa diaria continúe sin interrupciones.
Fases del Cash Recovery: 2. Análisis y detección de anomalías con IA
Una vez recopilados los datos, entramos en el corazón del proceso de Cash Recovery: el análisis profundo. Momento clave en el que la tecnología marca la diferencia entre una revisión manual ineficiente y una auditoría exhaustiva. En este sentido, en 7Experts contamos con expertos y tecnología propia para validar la información y obtener resultados rápidos y eficaces.
Cruce de datos masivo
El análisis consiste en un cruce sistemático entre la facturación real (el histórico de lo que tu empresa ha pagado) y la facturación teórica (lo que debería haber pagado según los contratos vigentes).
Las herramientas tradicionales o las revisiones manuales suelen pasar por alto errores complejos. Por el contrario, el uso de plataformas basadas en Inteligencia Artificial permite procesar millones de líneas contables automáticamente para identificar patrones que el ojo humano no detecta.
Tipología de errores detectados
Durante esta fase crítica del proyecto de Cash Recovery, los algoritmos desarrollados en 7Experts no se limitan a una revisión superficial; realizan un escaneo profundo para identificar patrones complejos de discrepancia que varían según el sector y la operativa de la empresa, proveniente de diversas tipologías de error:
- Facturas duplicadas y errores de sistema: Un mismo pedido generando múltiples cobros por errores en el ERP.
- Condiciones comerciales no aplicadas: Rappels, tarifas por volumen o condiciones especiales que se pactaron en el contrato pero no se reflejaron en la factura final.
- Discrepancias en recepción y logística: Diferencias entre lo recibido y lo facturado, muy común en el sector industrial debido a errores en códigos de producto.
- Errores fiscales y de facturación de servicios: Errores en la aplicación del IVA o retenciones mal calculadas.
El resultado de esta fase es una lista priorizada de discrepancias listas para ser verificadas.
Fases del Cash Recovery: 3. Validación y gestión con proveedores
Detectar un error es solo la mitad del camino; confirmar su validez y gestionarlo correctamente es lo que define un servicio de calidad. Esta es, quizás, la etapa más delicada de las fases del Cash Recovery.
La importancia de la circularización
No se puede reclamar un importe basándose solo en un algoritmo. Es necesario un proceso de validación humana. En 7Experts, este paso implica contactar con el proveedor para contrastar la información, un proceso conocido como circularización. Se presenta al proveedor la evidencia de la incidencia (el error de facturación detectado) y se le da derecho de respuesta y contraanálisis. Esto garantiza transparencia total.
Preservar la relación comercial
Existe el mito de que una auditoría de pagos puede tensar las relaciones con la cadena de suministro. Pero cuando se gestiona profesionalmente, ocurre lo contrario. La gestión de cobros se convierte en una herramienta para mejorar la transparencia contable. Al validar las discrepancias con respeto y datos objetivos, los proveedores suelen reconocer la profesionalidad del enfoque, fortaleciendo la relación a largo plazo. De hecho, el 92% de los clientes logran identificar errores significativos, lo que ayuda a sanear la base de datos de proveedores para el futuro.
Fases del Cash Recovery: 4. Recuperación efectiva y reporting
La fase final de un proyecto de Cash Recovery es la materialización del beneficio: el retorno del dinero a la caja de la empresa y la implementación de mejoras estratégicas. Esta etapa se diseña para ser fluida, autónoma y transparente, asegurando que el impacto financiero sea positivo e inmediato.
Modalidades de recuperación
Una vez que el proveedor ha validado el error y aceptado el compromiso de reembolso, y en función de los términos de pago acordados contractualmente entre el cliente y el proveedor, se procede a la recuperación de los importes indebidos. Las opciones más habituales son:
- Reembolso directo: ingreso en cuenta del importe cobrado indebidamente.
- Compensación: emisión de notas de crédito (abonos) para deducir de futuras facturas.
Impacto directo en el EBITDA
Es vital entender que el dinero recuperado en esta fase no es «ahorro»; es liquidez que impacta directamente en la cuenta de resultados. Al recuperar pagos en exceso, mejoras el EBITDA de manera inmediata, sin tener que vender más ni recortar personal.
Informe final y mejora continua en Fases del Cash Recovery
El ciclo se cierra con la entrega de un informe detallado. Este documento no solo desglosa las cantidades recuperadas por categoría y proveedor, sino que ofrece recomendaciones estratégicas.
El valor añadido de este reporte es su capacidad preventiva. Al identificar por qué ocurrieron los errores (fallos en la configuración del ERP, falta de formación del personal, procesos manuales defectuosos), la empresa puede implementar medidas correctivas para evitar futuras fugas de efectivo.
¿Por qué contar con 7Experts como partner especializado en Cash Recovery?
Aunque algunas empresas intentan realizar estas fases del Cash Recovery internamente, la complejidad de los datos y la falta de tiempo suelen limitar los resultados. Implementar un proyecto de Cash Recovery con un partner especializado como 7Experts ofrece 4 ventajas claras:
- Modelo a éxito (Success Fee): trabajamos bajo un modelo sin riesgo. Solo cobramos un porcentaje de lo que efectivamente recuperamos. Si no recuperamos dinero, el coste para tu empresa es cero.
- Tecnología y datos: Nuestra plataforma analiza el 100% de las facturas, algo imposible de realizar manualmente en empresas con miles de transacciones anuales
- Experiencia sectorial: Con más de 200 millones de euros recuperados y una década de experiencia, conocemos dónde se esconden los errores en cada sector.
- Visión externa objetiva: Un auditor externo puede gestionar las reclamaciones con los proveedores de manera neutral y basada puramente en datos, eliminando fricciones emocionales.
¿Quieres saber cuánto capital podrías estar recuperando? En 7Experts realizamos una consultoría inicial de Cash Recovery para identificar tu potencial de recuperación, con mínima implicación de tu equipo. Contáctanos.
