El cumplimiento legal puede ser la principal motivación de implementar este tipo de canal, pero la realidad es que entender qué es el canal de denuncias y cómo se utiliza favorece la relación entre empleado y empresa, y permite anticipar problemas que a la larga pueden suponer riesgos importantes para la empresa.
En este artículo os ayudamos a entender qué es el canal de denuncias, la mejor manera de implementarlo y los beneficios que puedo obtener como empresario de disponer de este canal de comunicación.
El Marco Legal del Canal de Denuncias
La importancia del Legal Compliance en la manera que tienen las empresas y personas de operar tiene una tendencia creciente y muestra de ello es la publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea del 26 de noviembre de 2019, de la Directiva (UE) 2019/1937 o directiva Whistleblowing, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión de aplicación en toda la Unión Europea.
La llegada de esta Directiva a España se materializó en septiembre de 2022 con la aprobación del Proyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, con el objetivo de poder contribuir a la lucha contra la corrupción.
Uno de los puntos destacados del marco legal es la transparencia a través de la implantación de un canal de denuncias en las organizaciones, que asegure la confidencialidad del denunciante evitando represalias. Esto refuerza la necesidad de comprender a fondo qué es el canal de denuncias y cómo aplicarlo correctamente.
¿Qué es el Canal de Denuncias?
A nivel de definición, podemos decir que el canal de denuncias es una herramienta de comunicación interna o externa de las organizaciones mediante la cual cualquier persona puede informar de un comportamiento no permitido o delictivo realizado por una persona en relación con la misma.
A efectos prácticos, y debido a todos los condicionantes establecidos de forma directa e indirecta en el marco legal, comprender qué es el canal de denuncias significa reconocerlo como una herramienta que elimina barreras comunicativas entre empleados y dirección de la empresa, con el objetivo de identificar posibles comportamientos delictivos que comprometen la seguridad jurídica de la empresa.
El Procedimiento del Canal de Denuncias
El procedimiento del canal de denuncias no es más que la transposición del ordenamiento jurídico español de la Directiva Whistleblowing de la UE, donde se define el funcionamiento del canal de denuncias. Este procedimiento se deberá aplicar a todas las sociedades jurídicas en las que es de aplicación la ley de protección del denunciante de corrupción, y desde los diferentes países de la Unión Europea se han ido definiendo fechas límite para ser implementados.
La Directiva establece unos mínimos básicos que deben cumplirse para que la implementación sea adecuada. A partir de aquí, en función del tipo de empresa, podremos definir la mejor solución que encaje en las particularidades de cada una de ellas. Por tanto, si tu empresa aún no tiene claro qué es el canal de denuncias y cómo debe funcionar, este apartado es clave.
Etapas del Procedimiento del Canal de Denuncias
Etapa 1 – Presentación de la denuncia
El proceso se activa con la presentación de una denuncia.
Etapa 2 – Admisión de la denuncia
La empresa genera un acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de 7 días.
En caso de que existan defectos en la denuncia realizada, se deberá comunicar para corregir los defectos de forma.
Etapa 3 – Apertura del Expediente
Con la denuncia admitida, se realiza una apertura de expediente. A partir de este momento, la empresa dispone de 3 meses + 3 prorrogables para hacer el proceso de investigación interna y notificación de las partes implicadas.
Etapa 4 – Resolución del expediente
Resolución de la denuncia con las acciones derivadas que procedan.
En caso de que la denuncia sea procedente, se deberán aplicar medidas disciplinarias/correctoras y se comunicará a las autoridades correspondientes.
Etapa 5 – Cierre
Finaliza el proceso y se conserva la información aplicando lo estipulado en el artículo 24 de la LOPDGDD.
¿Por qué es importante comunicar qué es el canal de denuncias?
No comunicar la implementación y el procedimiento del canal de denuncias puede llegar a invalidar la disposición del mismo. Un canal de denuncias mal gestionado tiene los mismos riesgos de recibir sanciones como si no se hubiera implementado. Por eso, es esencial que todas las personas de la organización comprendan bien qué es el canal de denuncias y cómo utilizarlo.
Para comunicarlo, el primer paso es elaborar un reglamento del canal de denuncias que incluirá, además del procedimiento, toda la información que puede necesitar alguien que desee utilizarlo.
En este reglamento también es importante definir los hechos que son denunciables. De esta manera, también ayudamos a que salgan a la luz posibles hechos que no estaban identificados por los empleados y que, como directivos, somos responsables de los mismos.
Características mínimas legales del canal de denuncias
Desde la publicación de la normativa, muchas empresas han implementado un canal de denuncias que cumple con los requisitos mínimos. Pero implementar el canal sin entender a fondo qué es el canal de denuncias y todo lo que implica es exponerse a riesgos innecesarios.
Estas son las preguntas clave que debemos tener resueltas:
-
¿Qué se puede denunciar?
Todo aquello que sea contrario a la normativa interna de la empresa o a la normativa legal vigente. -
¿Quién puede denunciar?
Empleados y personas externas que tengan conocimiento de un hecho denunciable. -
¿A quién se puede denunciar?
A cualquier persona que realice un hecho denunciable en relación con la empresa. -
¿Cómo se admite la denuncia?
El canal debe aceptar denuncias escritas y/o verbales, garantizando la confidencialidad y la protección de datos. -
¿Qué debe incluir la denuncia?
Aunque los datos del denunciante son opcionales, debe incluir toda la información necesaria para su gestión. -
¿Cómo debe ser la comunicación entre las partes?
Debe establecerse un canal bidireccional que garantice la trazabilidad y la confidencialidad de todo el proceso. -
¿Qué se debe hacer tras la admisión?
Iniciar la investigación en un plazo inferior a 3 meses, garantizando el cumplimiento legal y la protección de datos. -
¿Es necesario establecer un procedimiento del canal de denuncias?
Sí. Este debe ser claro, público y conocido por todos los potenciales denunciantes.
Externalizar la gestión del canal de denuncias
Externalizar el canal de denuncias está permitido por la Directiva Whistleblowing, y puede ser clave para garantizar que se cumpla correctamente con la ley. Comprender bien qué es el canal de denuncias también implica valorar cómo debe gestionarse.
- Imparcialidad: Frente a una denuncia de un hecho delictivo en una empresa, el propietario tiene responsabilidad sobre la misma. Disponer de un agente externo que aporte imparcialidad y una visión desde fuera de la empresa es positivo para su resolución, pero también para tener seguridad jurídica en caso que el proceso llegue a convertirse en una denuncia frente a los juzgados.
- Especialización: Los equipos legales de las empresas suelen estar especializados en temas laborales, pero suelen tener menor experiencia en Legal Compliance. Disponer de un equipo de abogados que pueda resolver este tipo de incidencias de forma ágil gracias a su experiencia, también es un factor clave.
- Carga de trabajo y coste: Implementar, comunicar y gestionar el canal de denuncias supone una punta de trabajo difícil de gestionar para los equipos internos. El apoyo de equipos externos nos ayuda a ser ágil en la implementación y a variabilizar el coste que se genera sólo en caso de ser necesario.
- Canal de Denuncias Digital a bajo coste: Las empresas especializadas disponen de plataformas que, además de ser la mejor solución, garantizan el correcto funcionamiento del Canal de denuncias. El coste de compra de una plataforma de este tipo por la empresa usuaria del canal tiene un coste mucho más elevado.
- Responsable del Sistema: cómo hemos comentado, el responsable del Sistema debe ser asignado por la empresa, pero debe ser externo. Con la externalización del servicio tendremos asignado un responsable del sistema.
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