Alfonso Gonzàlez

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Disponer de un Canal de Comunicación entre empleados y empresa ha dejado de ser una buena práctica empresarial para ser una obligación legal que impacta a las empresas españolas y europeas.

El cumplimiento legal puede ser la principal motivación de implementar este tipo de canal, pero la realidad es que su uso favorece la relación entre empleado y empresa y permite anticipar problemas que a la larga pueden suponer riesgos importantes para la empresa.

En este artículo os ayudamos a entender en que consiste esta herramienta, la mejor manera de implementarlo y los beneficios que puedo obtener como empresario de disponer de este canal de comunicación.

El Marco Legal del Canal de Denuncias

La importancia del Legal Compliance en la manera que tienen las empresas y personas de operar tiene una tendencia creciente y muestra de ello es la publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea del 26 de noviembre de 2019, de la Directiva (UE) 2019/1937 o directiva Whistleblowing, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión de aplicación en toda la Unión Europea.

La llegada de esta Directiva a España se materializó en septiembre de 2022 con la aprobación del Proyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción con el objetivo de poder contribuir a la lucha contra la corrupción.

Uno de los puntos destacados del marco legal es la transparencia a través de la implantación de una canal de denuncias en las organizaciones que asegure la confidencialidad del denunciante evitando represalias.

¿Qué es el Canal de Denuncias?

A nivel de definición podemos definir el Canal de denuncias cómo una herramienta de comunicación interna o externa de las organizaciones mediante el cual, cualquier persona puede informar de un comportamiento no permitido o delictivo realizado por una persona en re relación con la misma.

A efectos prácticos y debido a todos los condicionantes establecidos de forma directa e indirecta en el marco legal, un Canal de Denuncias es una herramienta que elimina barreras comunicativas entre empleados y dirección de la empresa con el objeto de identificar posibles comportamientos delictivos que comprometen la seguridad jurídica de la empresa.

El Procedimiento del Canal de Denuncias

El procedimiento del canal de denuncias no es más que la transposición del ordenamiento jurídico español de la Directiva Whistleblowing de la UE donde se define el funcionamiento del canal de denuncias. Este procedimiento se deberá aplicar a todas las sociedades jurídicas en las que es de aplicación la ley de protección del denunciante de corrupción y desde los diferentes países de la Unión Europea se han ido definiendo fechas límite para ser implementados.

La Directiva establece unos mínimos básicos que deben cumplirse para que la implementación sea adecuada y a partir de aquí, en función del tipo de empresa podremos definir la mejor solución que encaje en las particularidades de cada una de ellas.

Procedimiento de una denuncia en el canal de denuncias

Etapa 1 - Presentación de la denuncia

El proceso se activa con la presentación de una denuncia.

Etapa 2 – Admisión de la denuncia

La empresa genera un acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de 7 días.

En caso que existan defectos en la denuncia realizada se deberá comunicar para corregir los defectos de forma.

Etapa 3 – Apertura del Expediente

Con la denuncia Admitida se realiza una apertura de expediente. A partir de este momento la empresa dispone de 3 meses + 3 prorrogables para hacer el proceso de investigación interna y notificación de las partes implicadas.

Etapa 4 – Resolución del expediente
Resolución de la denuncia con las acciones derivadas que procedan.

En caso que la denuncia sea procedente se deberán aplicar medidas disciplinarias/ correctoras y se comunicará a las autoridades correspondientes. 

Etapa 5 – Cierre

Finaliza el proceso y se conserva la información aplicando lo estipulado en el artículo 24 de la LOPDGDD.

Este procedimiento básico debe ser ajustado según las características de la empresa y deberá estar validado por el Responsable del Sistema que debe ser una persona u organismo independiente y autónomo y será designado por la dirección de la empresa.

También es importante tener en cuenta que este procedimiento debe ser público y, por tanto, cualquier persona que pueda interponer una denuncia debe tener acceso al mismo para saber cómo se gestiona una denuncia en la empresa. Por tanto, la plantilla, clientes proveedores etc deben disponer de esta información siendo el proceso de comunicación una dificultad añadida en la implementación.

La importancia de comunicar el procedimiento del canal de denuncias

No comunicar la implementación y el procedimiento del canal de denuncias puede llegar a invalidar la disposición del mismo. Un canal de denuncias mal gestionado tiene los mismos riesgos de recibir sanciones cómo si no se hubiera implementado. Teniendo en cuenta los beneficios que nos aporta a nivel de Legal Compliance y los riesgos de sanciones, vemos que esta parte es fundamental para cerrar el proceso iniciado en la implementación.

Para comunicarlo, el primer paso es elaborar un reglamento del canal de denuncias que incluirá, además del procedimiento, toda la información que puede necesitar alguien que desee utilizarlo.

En este reglamento también es importante definir los hechos que son denunciables, de esta manera, también ayudamos a que salgan a la luz posibles hechos denunciables que no estaban identificados por los empleados y que, como Directores somos responsables de los mismos.

El acceso de este reglamento por parte de todos los empleados dependerá de muchos factores y del tipo de personal que tengamos. Normalmente, se pondrá a disposición en la página web y se hará una comunicación vía e-mail para informar de ello.

Características mínimas legales del canal de denuncias

Desde la publicación de la normativa, muchas empresas han implementado un canal de denuncias que cumple con los requisitos mínimos que establece la normativa, de manera que pueden pensar que están cumpliendo sus obligaciones legales cuando en realidad no es así. Implementar un canal de denuncias sin tener en cuenta lo siguiente es una exposición a ser multado de la misma manera que no tener nada implementado:

¿Qué se puede denunciar? Se pueden denunciar todo aquello que se pueda producir en una empresa que sea contrario a la normativa interna de la empresa y a la normativa legal vigente.

¿Quién puede denunciar? Pueden denunciar empleados y personas externas que tengan conocimiento de un hecho denunciable.

¿A quién se puede denunciar? A cualquier persona que realice un hecho denunciable en relación a la empresa.

¿Cómo se admite la denuncia? El canal debe admitir denuncias escritas y/o verbales garantizando la confidencialidad y la protección de datos según la LOPDGDD.

¿Qué debe incluir la denuncia? Puesto que se debe garantizar la confidencialidad los datos del denunciante son opcionales. A partir de este punto se pueden incluir toda la información necesaria para poder gestionarla (datos del denunciado, hechos, fecha de los hechos, testigos, etc)

¿Cómo debe ser la comunicación entre las partes? El canal debe estar configurado de tal forma que se pueda establecer una comunicación entre el denunciante y la empresa manteniendo la confidencialidad. El denunciante debe estar informado de sus derechos y en todo momento deberá tener conocimiento de la evolución de la denuncia con los hitos más importantes, respetando la confidencialidad necesaria.

Una vez se admite la denuncia, ¿Qué se debe hacer? Se iniciará la investigación y se debe garantizar la protección de datos y el correcto seguimiento teniendo en cuenta que el plazo para realizar esta investigación debe ser inferior a 3 meses.

¿A quién debo informar de la investigación? Deberás informar a todas las personas y organismos afectados. Aquí, una vez más, deberás estar seguro que cumples con la normativa en protección de datos.

¿Es necesario establecer el procedimiento del canal de denuncias? Sí, el canal de denuncias debe contar con un procedimiento claro para la gestión de las denuncias (no confundirlo con el proceso o protocolo de investigación interna, al que puede dar lugar una denuncia), de manera que el proceso sea ágil y no suponga demoras en la tramitación de las denuncias recibidas.

Externalizar la gestión del canal de denuncias

La realidad es que externalizar la gestión del canal de denuncias es una opción que está incluida en la Directiva Whistleblowing. Puesto que el marco legal lo permite, compartimos las ventajas de esta optar por este modelo:

• Imparcialidad: Frente a una denuncia de un hecho delictivo en una empresa, el propietario tiene responsabilidad sobre la misma. Disponer de un agente externo que aporte imparcialidad y una visión desde fuera de la empresa es positivo para su resolución, pero también para tener seguridad jurídica en caso que el proceso llegue a convertirse en una denuncia frente a los juzgados.

• Especialización: Los equipos legales de las empresas suelen estar especializados en temas laborales, pero suelen tener menor experiencia en Legal Compliance. Disponer de un equipo de abogados que pueda resolver este tipo de incidencias de forma ágil gracias a su experiencia, también es un factor clave.

• Carga de trabajo y coste: Implementar, comunicar y gestionar el canal de denuncias supone una punta de trabajo difícil de gestionar para los equipos internos. El apoyo de equipos externos nos ayuda a ser ágil en la implementación y a variabilizar el coste que se genera sólo en caso de ser necesario.

• Canal de Denuncias Digital a bajo coste: Las empresas especializadas disponen de plataformas que, además de ser la mejor solución, garantizan el correcto funcionamiento del Canal de denuncias. El coste de compra de una plataforma de este tipo por la empresa usuaria del canal tiene un coste mucho más elevado.

• Responsable del Sistema: cómo hemos comentado, el responsable del Sistema debe ser asignado por la empresa, pero debe ser externo. Con la externalización del servicio tendremos asignado un responsable del sistema.

Nuestro equipo de Legal ofrece una solución completa que va desde la implementación del canal de denuncias con un aplicativo web hasta la gestión de las denuncias que puedan presentarse. Si estas valorando externalizar este servicio, cuenta con nosotros para poder valorarlo y tomar la decisión adecuada.

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