Marie Martin

HR Director

7Experts

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Business Case

La transformación de un proceso de selección desde dentro

En este artículo se desarrolla un caso práctico en el que, a partir de un proceso de selección, nuestro equipo de consultoría de selección de personas redefinió los procedimientos de una empresa líder en el sector retail.

Tanto si trabajas en Recursos Humanos, Cliente interno o candidato, seguro que algunas cosas te sonarán. Esperamos que este artículo te ayude a mejorar las prácticas que realizas a diario para que todos podamos alcanzar el éxito que buscamos.

Perfil del cliente

Multinacional: Presencia en más de 10 países

Facturación superior a 5.000M€

Scope del proyecto: España - Francia

Posición a cubrir: Nivel directivo

Departamento de compras

Introducción: Caso práctico, selección de personas

La selección de personal es un factor clave para el éxito de cualquier empresa: encontrar a los candidatos adecuados que se ajusten a los requisitos del puesto y a la cultura de la organización marca la diferencia en el rendimiento y crecimiento de un negocio. En este documento, exploramos un caso práctico en el que materializamos las mejores prácticas de los procesos de selección en una gran empresa.

¿Qué pasa cuando la empresa cree tener “la sartén por el mango” y no tiene en cuenta el mercado actual del reclutamiento?

¿Cómo determinadas empresas de gran volumen pueden llegar a implementar soluciones que distan mucho de un proceso realmente eficiente?

¿Qué conseguimos mejorando nuestra gestión de los procesos de reclutamiento?

Contexto del departamento de Recursos humanos

En esta empresa, el departamento de recursos humanos trabaja en múltiples tareas que están orientadas a disponer del mejor equipo para gestionar una gran cantidad de personas. Entre estas tareas, destacamos las siguientes:

1. Atracción y fidelización del talento:

Esta área centra gran parte de la dedicación del departamento de recursos humanos, por el carácter estratégico y urgente de las necesidades a cubrir. Ante la dificultad continuada de encontrar el perfil idóneo (varios meses de búsqueda sin éxito), la empresa nos pidió soporte operativo en la atracción de talento.

Identificación del perfil requerido, de la cultura, del histórico del puesto y del equipo… nuestro equipo de consultores se puso en marcha. Tras definir los aspectos importantes de la oferta de trabajo, nos encargamos de articular el proceso en interno y desarrollar la propuesta de valor que ofrece nuestro cliente hacia los candidatos. Recordemos que el onboarding* de una persona empieza en la entrevista de trabajo y debe existir un proceso de integración entre los diferentes agentes que participan en una entrevista (una vez realizado el proceso de contratación, la empresa pondrá en marcha un proceso de onboarding a través del cual sus nuevos empleados se adaptan al nuevo puesto de trabajo. En 7Experts sabemos lo importante que es tener en cuenta que desde la primera entrevista el futuro empleado se llevará una impresión de la empresa que le ayudará a tomar la decisión y a entender su role dentro de la organización. Por tanto, el onboarding empieza en la fase de selección y es igual de importante que el que hacemos una vez ha sido seleccionado.

Destacamos, en este eje de actividad de RRHH, la implementación de estrategias de employer branding en el que se busca que el desarrollo de los empleados de la compañía sea beneficioso para ambas partes. Además, el employer branding también impacta en los procesos de captación de nuevos candidatos, ya que las referencias en los procesos de selección, cada vez más, son relevantes.

2. Cultura y liderazgo:

Una actividad central del departamento de RRHH es la Implementación de una cultura organizacional sólida: Definir valores y comportamientos clave, crear programas de onboarding, employer branding y comunicación interna que los transmitan, y fomentar el liderazgo en todos los niveles.

Una manera eficiente de implementar la cultura organizacional es el Desarrollo de programas de liderazgo. Por ejemplo, ofrecer entrenamiento a los líderes en habilidades como coaching, comunicación efectiva, gestión de equipos y resolución de conflictos.

3. Gestión del desempeño:

El rol de RRHH supone también la Implementación de un sistema de evaluación del desempeño: Evaluar el rendimiento de los empleados de manera justa y objetiva, y brindarles retroalimentación constructiva para su desarrollo, a través el Establecimiento de objetivos SMART (Definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo de tiempo determinado para cada empleado).

4. Capacitación y desarrollo:

La Identificación de las necesidades de formación es un proceso que consiste en Evaluar las habilidades y conocimientos de los empleados para determinar qué tipo de formación necesitan.

Basándonos en este análisis, se realiza el Diseño e implementación de programas de formación: Ofrecer cursos, talleres y otras actividades formativas que respondan a las necesidades de los empleados.

5. Tecnología y automatización:

Implementación de un software de gestión de recursos humanos: Automatizar tareas administrativas como la gestión de nóminas, vacaciones y permisos.

Utilización de herramientas de análisis de datos: Obtener información valiosa sobre los empleados y la empresa para tomar decisiones estratégicas en materia de recursos humanos.

6. Bienestar y salud laboral:

Implementación de programas de bienestar: Ofrecer a los empleados actividades y recursos que les ayuden a mejorar su salud física, mental y emocional.

Promoción de un ambiente de trabajo saludable: Fomentar un equilibrio entre la vida laboral y personal, y reducir el estrés en el trabajo.

7. Diversidad e inclusión:

Creación de una cultura de inclusión: Promover la diversidad en la empresa y garantizar que todos los empleados se sientan valorados y respetados.

Implementación de políticas de igualdad y no discriminación: Asegurar que todos los empleados tengan las mismas oportunidades de desarrollo profesional.

8. Responsabilidad social:

Implementación de programas de voluntariado: Ofrecer a los empleados la oportunidad de participar en actividades de voluntariado que beneficien a la comunidad.

Colaboración con organizaciones sociales: Desarrollar proyectos en colaboración con organizaciones sociales para abordar problemas sociales como la pobreza o la educación.

Estrategia del proyecto de selección de directivos

En 7Experts desarrollamos los proyectos de selección de personas siguiendo todos los procesos para una estrategia de reclutamiento efectiva. En este caso podemos revisar las diferentes acciones que se llevaron a cabo para obtener candidatos cualificados para nuestro cliente:

Fuentes de captación de candidatos

Trabajamos con fuentes principales de captación que nos permiten disponer de perfiles segmentados de forma adecuada:

• Base de datos propia de más de 20 años reclutando perfiles especializados, actualizada constantemente
• Linkedin y portales webs especializados por tipos de perfiles
• Página web de 7Experts (totalmente optimizada a nivel SEO)

Para obtener el éxito en este tipo de perfiles es importante conocer los diferentes roles existentes en un departamento y conocer como está organizada la empresa, así como su cultura interna. A partir de este análisis, buscar en el mercado a partir de palabras clave será determinante para encontrar perfiles que encajen con la necesidad de la empresa.

Definición del puesto de trabajo

Este es un factor clave, ya que inicialmente obtenemos una primera versión del cliente que nos ayuda a entender los requisitos que deben cumplir los candidatos. Pero, no siempre esta descripción se ajusta al standard del mercado/sector.

Por eso nuestro equipo acaba definiendo una descripción que ayuda a los candidatos cualificados a encontrar la oferta de empleo en los canales que trabajamos. Un nombre adecuado es clave en la obtención de candidatos cualificados.

Entrevistas efectivas

A partir de la publicación de la oferta de empleo obtenemos multitud de cv que analizamos, cualitativamente, a partir de la definición del puesto.

En nuestro caso, el filtro de candidatos se realiza hasta en dos ocasiones para garantizar que el cliente únicamente recibe candidatos que tienen un encaje del 100% en la posición requerida.

De esta manera, el cliente solo hace entrevistas a candidatos potenciales, optimizando el proceso y minimizando la dedicación por parte de los decisores.

Evaluación de candidatos

Como siempre, en este caso se analizaron las capacidades técnicas y culturales mediante entrevistas personales y testes de evaluación. La idea es verificar que lo que percibimos en las entrevistas está alineado con la información que obtenemos de los test específicos.

Normalmente, la evaluación de los candidatos suele desarrollarse de forma ágil siempre y

cuando los pasos anteriores se han desarrollado de forma adecuada.

Principales dificultades del proyecto

Misma empresa, dos países, con diferencias organizacionales y culturales significativas.

El proyecto se realizó prácticamente de forma simultánea en dos países con interlocutores diferentes. Destacamos que las políticas de selección de personas, la propuesta de valor y el perfil de persona buscado tenían muchos puntos en común, pero determinados aspectos hicieron que los procesos se desarrollaran de manera distinta.

Tipos de perfil

La empresa nos contrató indicando que llevaban más de un año buscando los perfiles que nos pidieron, sin éxito. La mayor dificultad identificada era encontrar los perfiles con el nivel técnico requerido para cubrir las necesidades del departamento y alcanzar los retos definidos. 

Reactividad del cliente

En los diferentes países, la organización y comunicación interna generaron una reactividad distinta. Mientras que en Francia la implicación de las personas clave del proceso fue alta, en España se demoró el proceso de decisión, influyendo en la agilidad y alargando los tiempos del proceso de reclutamiento. 

En el gráfico podemos ver la duración de cada una de las etapas impacta de forma significativa en el proceso de entrevista y presentación de la oferta. Y podemos ver la duración del proceso en las diferentes posiciones que se trabajaron.

De esta manera se perdieron candidatos que el cliente ofertó después de 10 semanas de la cuarta entrevista. En un mercado con penuria de perfiles especializados, donde la lucha por el talento es feroz, es el tiempo suficiente como para que el candidato encontrase y se decantase por otro proyecto.

¿Cómo lo gestionó 7Experts?

Evidentemente, el resultado de este proyecto en su primera parte fue difícil de asimilar por los interlocutores internos. Tanto para nosotros como para el cliente, se había invertido en un proceso que no generó resultados y era necesario replantear el proceso en su globalidad.

Retex de los procesos trabajados

Desde 7Experts, de forma proactiva dimos visibilidad de los impactos para el cliente de no disponer de un proceso claro en cuanto a la articulación de las diferentes fases en sus procesos de selección de personas.

Así que informamos de los diferentes procesos llevados a cabo en la sede española y los comparamos con los procesos llevados a cabo en la sede francesa y presentamos un benchmark a nivel sectorial. El resultado es evidente, nuestro cliente tenía un problema de optimización y digitalización del proceso de selección.

Dar visibilidad de la ineficiencia que vivimos en el proceso activó un proyecto de redefinición del proceso y de rediseño en las herramientas que utilizan para gestionar los procesos de selección.

Resultados conseguidos

Pese a que los primeros perfiles que trabajamos no generaron los resultados esperados, sirvió para poder identificar una ineficiencia operativa en nuestro cliente. Hoy, un año más tarde, se han vuelto a trabajar diferentes perfiles con la optimización procedimental activa y los resultados han sido excepcionales.

• Calidad de los candidatos
• Selección y cierre de contratación
• Onboarding e incorporación

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