Comment choisir le meilleur outil de sourcing

Autor: Pilar Toledo - Lecture 2 minutes

Aujourd'hui la fonction Achats joue un rôle crucial au sein des entreprises, étant un élément clé pour la génération de valeur. Pour cela, l'efficacité des processus et les économies de coûts sont essentielles et l'utilisation de la bonne technologie peut être déterminante. Dans cet article nous vous donnons les clés pour sélectionner l'outil de sourcing le plus adapté à vos besoins.

Technologie, efficacité des processus et économies de coûts

Selon Gartner: "En 2023, les organisations qui investissent dans la mise à niveau de leur technologie lié au sourcing et à l'approvisionnement, réduiront leurs coûts de 30% supplémentaires par rapport leurs pairs de l'industrie".

Mais, quels outils choisir? Jusqu'à présent, les entreprises misaient sur un seul ERP (Enterprise Resource Planning) pour contrôler tous leur processus mais, de nos jours, il existe une multitude de logiciels plus spécialisés (connus comme best of breed) avec lesquels numériser la fonction du service Achats et il est donc de plus en plus difficile de choisir l'outil idéal.

Comme indiqué dans "Recherche sur l'approvisionnement numérique Cap Gemini 2020-2021", il n’existe pas de système unique convenant à toutes les organisations, et même celui choisi n’est peut-être pas le système parfait pour toutes les catégories.

Il existe d'innombrables outils qui couvrent toute les fonctions des achats, et il est donc primordial avant tout d’être clair sur le processus que vous souhaitez couvrir et piloter. Ce n'est pas la même chose si vous avez besoin d'un outil juste pour gérer vos commandes ou si vous avez besoin de couvrir l'ensemble du processus, depuis l'homologation des fournisseurs, jusqu'au règlement des factures via le processus de sourcing.

Bien que, dans cet article nous nous concentrons sur les éléments à prendre en compte lors de la sélection d’un outil de sourcing, il est important de comprendre les enjeux liés à la numérisation de ce processus.

Numériser le processus d'approvisionnement garantit la transparence entre les fournisseurs et les acheteurs, et sécurise les processus, permettant une traçabilité totale des approvisionnements à moindre coût. De plus, tous les documents relatifs aux négociations étant stockés au même endroit, les audits sont simplifiés, garantissant la conformité réglementaire.

Recommandations de base avant de commencer ...

Avant de commencer la recherche d'une solution numérique, il est essentiel que vous analysiez 4 aspects clés: :

Vos processus sont-ils optimisés ? Quel que soit le logiciel que vous mettez en place, si les processus d'achat ne sont pas optimisés, vous ne bénéficierez pas de tous les avantages que ces outils peuvent offrir. Bien que les processus existants ne doivent pas nécessairement être adaptés à l'outil, ce sont parfois les outils eux-mêmes qui nous obligent à optimiser et à simplifier les processus.

Écoutez l'équipe, identifier quels sont leurs besoins, ce qui leur manque dans les outils actuels et ce qu'ils aimeraient avoir. Les utilisateurs sont essentiels à la réussite de la mise en œuvre, la formation étant indispensable pour maximiser les avantages potentiels de la technologie choisie.

Intégrations. Envisagez les intégrations avec d'autres outils. Demandez-vous avec quels autres outils vous devez interagir.

Coût et temps de mise en œuvre. Tenez compte du budget dont vous disposez et déterminez quand et dans quel timing vous souhaitez mettre en place l'outil de sourcing.

4 étapes pour choisir le bon outil de sourcing

Une fois ces points clarifiés, il est temps d'étudier les solutions qui existent sur le marché. Pour cela, nous allons partager avec vous la méthodologie 7Experts pour réaliser une étude des outils de sourcing existants sur le marché: quels aspects dois-je rechercher ? Quels critères dois-je appliquer dans ma recherche ?

Dans l'une de nos études, nous avons procédé à une analyse exhaustive d'un total de 32 outils, en appliquant les étapes suivantes.

Voici l'une des recommandations!

1- Qui sont-ils ? Rencontrez l'entreprise qui a développé cet outil...

Pour mener à bien cet objectif, il est important de connaître le positionnement de l'entreprise qui propose l'outil qui vous intéresse. Parmi les informations que vous devez connaître, retenez :

Années d'expérience
Nombre actuel de clients
Présence nationale et internationale
Investissement annuel dans le développement
Volume d'achat total géré dans l'outil
Mises à jour des produits
Sécurité et confidentialité des données

Comment accéder à ces informations ? S'il y a une chose qui définit les professionnels des achats, c'est bien cette phrase retentissante : " chercher, comparer et garder les meilleurs "... Cette partie est donc constituée de l'ensemble des travaux de recherche inhérents à cette discipline.

2- Qu'est-ce que j'y gagne ? Faites attention à la fonctionnalité...

La liste des aspects à prendre en compte lorsque l'on parle des fonctionnalités et du potentiel d'un outil est immense. Voici quelques-unes des plus importantes :

Facilité d'utilisation
Le processus RFx’s
Création RFx’s à partir d'Excel
Templates préchargés
Évaluation des offres
eAuctions
Création de scénarios
Collaboration entre utilisateurs
Flux d'approbation et de notifications
Calendrier des événements
Tableaux de bord personnalisés
Calcul des économies

Vous pouvez vous heurter au fait que tous les logiciels ne présentent pas les caractéristiques les plus attrayantes pour les acheteurs. Dans de nombreux cas, le prix de l'outil augmente à mesure que vous ajoutez de nouvelles fonctionnalités. Gardez cela à l'esprit lorsque vous recherchez l'outil qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

3- En quoi consiste le processus de mise en œuvre ?

Il est inévitable de penser au temps et à la quantité de ressources qui devront être utilisés pour la mise en œuvre d'un outil. Il s'agit sans aucun doute d'un aspect à mettre en avant dans votre prise de décision. À quoi devez-vous faire attention ?

Durée estimée de la mise en œuvre
Possibilité d'adaptation aux processus actuels
La formation
Modèle de soutien ? are you talking about preventive and evolutive maintenance ?
Les livrables

C'est le moment idéal pour insister à nouveau sur la question de la formation des équipes. Il est inutile de disposer de l'outil idéal si notre équipe n'est pas en mesure d'en tirer le maximum de potentiel. N'oubliez pas la formation pour optimiser vos investissement.

4- Il est temps d'analyser les chiffres

Et comme il ne faut rien négliger, il est essentiel d’identifier dès le départ les coûts associés au projet. Non seulement ceux au démarrage mais aussi ceux liés à la maintenance ou au renouvellement de votre outil :

Licences par utilisateur
Frais d'entretien
Mise en œuvre
Intégration avec les outils actuels
Mises à jour annuelles

Il est très courant de trouver des promotions pour le recrutement et la fidélisation lorsque l'on choisit un outil. Soyez donc prudent, vérifiez que ces conditions sont maintenues dans le temps et évitez les surprises.

Un pas de plus... vers la simulation de scénarios

UL'une des étapes du choix de votre outil s'est focalisée sur ses fonctionnalités. En ce sens, de nombreuses solutions offrent une liste complète de services, bien que toutes ne disposent pas d'un système d'analyse avancée des offres et de création de scénarios complexes, et celles qui en disposent restent très chères.

La simulation de scénarios vous permettra d'analyser les économies obtenues dans différents cas, d'identifier les risques et de permettre une prise de décision agile, il est donc important d'avoir une solution qui vous permette de combler cette lacune avec le minimum d'impact sur votre organisation.

Nous sommes conscients de la difficulté qu'implique ce processus de sélection du meilleur outil. Après ces recommandations, il vous sera plus facile de sélectionner le bon outil, mais n'oubliez pas que la meilleure solution sera celle qui correspond le mieux aux fonctions dont vous avez besoin.

Si vous avez comme projet sélectionner et de mettre en œuvre un outil achat, nous pouvons vous aider. Nous vous accompagnerons dans le choix de l’outil le plus adapté et pour vous orienter vers la meilleure solution.

Nous pouvons également vous faire une démonstration de 7Experts Smart Procurement et vous présenter le potentiel de notre outil.